A l'occasion du renouvellement partiel du Conseil Syndical, les membres du Conseil ont souhaité s'engager sur les conditions dans lesquelles ils exercent leurs missions. Il sont ainsi élaboré et signé la "Charte du Syndic".
C'est la première fois que les élus de l'ASA se dotent ainsi d'une charte de déontologie. Cette volonté s'inscrit dans une démarche de transparence vis-à-vis des membres de l'ASA. Retrouvez-en, ci-dessous, le contenu.
Charte du Syndic de l'ASA du Canal de Gignac
La présente Charte précise les droits et obligations des Membres du Conseil Syndical de l’ASA du Canal de Gignac.
Chaque Syndic adhère à la présente charte.
1 Préambule
La fonction de Syndic n’est pas honorifique, elle est soumise à des exigences pratiques.
1.1 Compétences du Conseil Syndical
Le Conseil Syndical est l’organe de gouvernance et d’administration courant de l’ASA. Il est notamment chargé de :
- Voter les crédits budgétaires nécessaires au fonctionnement de l’ASA, souscrire les emprunts, approuver les comptes des exercices passés
- Organiser la répartition des dépenses entre les membres, fixer les tarifs des redevances et émettre les rôles,
- Valider les projets de travaux et leur exécution
- Désigner les membres de la commission d’appel d’offre
- Attribuer et notifier les marchés
- Élaborer et faire évoluer le règlement pour le service des arrosages et la police du canal
- Élaborer et faire évoluer le règlement intérieur relatif au personnel de l’ASA, fixant notamment les conditions de recrutement et de travail des agents contractuels de droit public de l’ASA
- Prendre toutes les décisions d’administration courante qui ne relèvent pas explicitement de la compétence de l’Assemblée ou du Président
1.2 Mandat de Syndic
Au regard des statuts en vigueur, le Conseil Syndical est constitué de 21 membres titulaires et de 2 membres suppléants. Le Conseil Syndical est renouvelé tous les 3 ans, par moitié, par l’Assemblée des Propriétaires.
Les candidatures au poste de Syndic sont individuelles et réparties géographiquement sur l’ensemble du périmètre syndical.
Les Syndics titulaires sont élus pour 6 ans. Les syndics suppléants sont élus pour 3 ans. Les membres suppléants participent aux réunions avec une voie consultative.
Un membre du Syndicat peut se faire représenter en Conseil Syndical par :
- Un autre membre titulaire, du Conseil Syndical
- Son locataire ou son régisseur
- En cas d’indivision, un autre co-indivisaire
- En cas de démembrement de la propriété, l’usufruitier ou le nu-propriétaire
Le mandat de représentation est écrit et ne vaut que pour une seule réunion. Chaque membre ne peut détenir qu’un mandat.
1.3 Indemnité
Les membres du Conseil Syndical sont bénévoles et s’engagent de manière volontaire dans l’ASA.
Les statuts de l’ASA prévoient que l’Assemblée des Propriétaires est compétente pour fixer le principe et le montant des éventuelles indemnités versées :
- Aux Syndics, à raison de leur activité
- Au Président et au Vice-Président
Au regard des délibérations prises lors de la dernière Assemblée des Propriétaires (juin 2022), les Syndics ne perçoivent pas d’indemnité et le Président et le Vice-Président touchent une indemnité qui couvre l’ensemble de leurs frais de mission et de déplacement réalisées sur le département de l’Hérault.
1.4 Convocation
L’article 16 des Statuts de l’ASA dispose que :
- Le Conseil Syndical fixe le lieu de sa réunion
- Le Conseil Syndical est convoqué et présidé par le Président (ou par le Vice-Président en cas d’empêchement)
- La convocation est transmise 4 jours au minimum avant la date prévue pour la réunion
- Le Conseil syndical peut être convoqué à la demande du tiers des Syndics (7 personnes) ou du Préfet
Depuis 2020, à la demande des Syndics, les convocations sont transmises par voie électronique (messagerie WhatsApp et SMS +/- messagerie mail). Les Syndics ne disposant pas de ces outils numériques sont convoqués par courrier postal.
2 Les missions de l’ASA et les enjeux de territoire
Depuis 20 ans, l’ASA s’est engagée dans un programme ambitieux de modernisation de ses ouvrages et de son fonctionnement, pour répondre aux mutations du territoire, à l’évolution des besoins de ses usagers et à la nécessité d’un partage de l’eau consensuel avec les autres acteurs du territoire.
Au-delà des évolutions organisationnelles, la modernisation de l’ASA consiste à réduire l’impact quantitatif de ses prélèvements sur la ressource en eau, tout en assurant le service le plus efficace et le plus équitable entre les membres, au meilleur prix.
La stratégie globale poursuivie par l’ASA, et portée par le Conseil Syndical, consiste à garantir le bon fonctionnement collectif de l’ASA, en poursuivant l’objectif d’une conversion vers un système de desserte en eau brute piloté, raisonné, économe et équitable entre les membres, dans l’intérêt collectif. Les règlements qui régissent le fonctionnement et la distribution de l’eau brute sur le périmètre, permettent de répondre aux objectifs d’utilisation rationnelle et économe de l’eau, pour la pérennité de la structure.
3 Engagements des membres du Conseil Syndical
3.1 Fin de Statut de membre :
Sont membres de l’ASA les Propriétaires des parcelles régulièrement engagées au périmètre syndical. Pour rappel, d’après l’article 5 des Statuts de l’ASA, « la qualité de membre se constate à la date du 1er janvier de chaque année ». Les Syndics sont élus par l’Assemblée des Propriétaires, parmi leurs membres.
Un Syndic qui cesse de satisfaire aux conditions d’éligibilité, notamment s’il n’est plus membre de l’ASA, présente sa démission au Conseil Syndical.
3.2 Devoir de représentation
On définit la représentation comme le fait de décider, d’agir et d’intervenir pour représenter l’ensemble des membres de l’ASA, dans l’intérêt collectif.
Le Syndic doit agir en toute circonstances dans l’intérêt collectif, quels que soient sa profession, sa propriété souscrite à l’ASA, ses engagements professionnels, syndicaux ou politiques. Le Syndic représente l’ensemble des membres de l’ASA et non pas ses propres intérêts individuels.
3.3 Devoir d’assiduité :
On définit l’assiduité comme le fait de consacrer à ses fonctions, le temps et l’attention nécessaires à leur réalisation.
Le Syndic participe, sauf impossibilité réelle, à toutes les réunions du Conseil Syndical et des Commissions dont il est membre, ainsi qu’aux Assemblées des propriétaires. En cas d’empêchement, il informe, le plus rapidement possible, l’ASA de son empêchement et organise sa représentativité en transmettant un mandat de représentation écrit (cf paragraphe 1.2). Chaque réunion du Conseil Syndical fait l’objet d’une fiche de présence, qui doit être signée par l’ensemble des Syndics présents.
Pour rappel, l’article 14 des Statuts de l’ASA dispose que « un Syndic absent sans motif reconnu légitime lors de trois réunions consécutives peut être déclaré démissionnaire par le Président ».
3.4 Devoir de diligence :
On définit la diligence comme le fait de d’être présent aux réunions, de se préparer pour ces réunions, de s’informer sur le fonctionnement de l’ASA et ses règlements, de fournir une contribution positive et active, selon ses connaissances et compétences.
Le Syndic exerce ses fonctions de la façon qu’il estime la meilleure pour l’intérêt de l’ASA. Il veille en permanence à améliorer ses connaissances du fonctionnement de l’ASA et de ses missions, et s’astreint à un devoir de vigilance et d’alerte. Notamment, il partage et promeut les objectifs généraux relatifs à la stratégie de modernisation de l’ASA et à une utilisation rationnelle et économe de l’eau.
3.5 Devoir de transparence et de prévention des conflits d’intérêt :
On définit le conflit d’intérêt comme une situation d’interférence entre un intérêt public ou collectif, et des intérêts privés, de nature à influencer l’exercice indépendant, impartial ou objectif des décisions. Dans ce contexte, la transparence dans le processus d’élaboration de décisions, permet de certifier que les décisions ne sont pas biaisées par des intérêts privés.
Chaque Syndic veille à maintenir en toutes circonstances son indépendance d’analyse, de jugement et de décision, dans l’intérêt collectif du fonctionnement de l’ASA.
Tout Syndic se trouvant, de façon directe, en situation de conflit d’intérêts, s’abstient de participer aux débats et à la prise de décision sur les sujets concernés, et peut donc être amené à quitter, le temps des débats, et le cas échéant du vote, la réunion du Conseil.
3.6 Devoir de probité et d’intégrité
On définit la probité et l’intégrité comme le fait de ne pas utiliser des fonctions pour en tirer en profit personnel et de ne pas solliciter ou accepter des avantages matériels qui pourraient constituer une situation de conflit d’intérêt.
Le Syndic agit de bonne foi, en toute circonstance, et ne prend aucune initiative qui pourrait nuire aux intérêts de l’ASA. Il exerce ses fonctions de manière désintéressée. Il s’interdit d’utiliser, pour son profit personnel, ou pour le profit de quiconque, les informations privilégiées auxquelles il a accès.
3.7 Courage et devoir d’expression
Le Syndic contribue à la collégialité et à l’efficacité des travaux du Conseil Syndical et des Commissions. Il alerte le Conseil Syndical sur tout élément à sa connaissance lui paraissant de nature à affecter les intérêts de l’ASA. Il a le devoir d’exprimer clairement ses interrogations et ses opinions, dans un souci perpétuel de construction. Il formule toute recommandation lui paraissant de nature à améliorer le fonctionnement du Conseil Syndical. Il accepte l’évaluation de sa propre action au sein du Conseil Syndical. Il sait accepter un point de vue différent.
Il s’attache, avec les autres Syndics, à ce que les missions de l’ASA soient accomplies avec efficacité et sans entraves. Il s’assure que les positions adoptées par le Conseil Syndical fassent l’objet de décisions formelles, correctement motivées et transcrites dans les délibérations.
3.8 Devoir de réserve et de confidentialité
Les réunions de l’ASA peuvent donner lieu à débat sur une sanction prise à l’encontre d’un contrevenant, une décision technique ou financière d’aménagement ou d’investissement, une attribution de marché public par la Commission d’Appel d’Offre ou le Conseil Syndical, etc. Le devoir de réserve et de confidentialité désigne l’obligation de ne pas prendre publiquement position contre la gouvernance de l’ASA, et de ne pas communiquer des informations privées issues des débats au sein du Conseil Syndical ou des Commissions.
Le Syndic est tenu à un devoir général de réserve et de confidentialité dans l’intérêt de l’ASA. Il s’engage, à ce titre, à conserver le secret professionnel sur les délibérations et le fonctionnement du Conseil Syndical, et le cas échéant, des Commissions auxquelles il appartient, ainsi que sur le contenu des opinions ou des votes exprimés lors des réunions du Conseil ou de ses Commissions. Il limite la diffusion des informations au grand public, à celles contenues dans les délibérations, en exposant, si cela s’avère utile, les tenants et aboutissants d’une décision, en conservant mesure, responsabilité et discernement.
3.9 Devoir d’exemplarité
On définit l’exemplarité comme le fait de respecter scrupuleusement les textes et règlements qui régissent le fonctionnement de l’ASA.
Le Syndic participe à l’élaboration du Règlement pour le Service des Arrosages et la Police du Canal et statue sur l’application des contraventions, éventuellement relevées par les gardes particuliers de l’ASA. A ce titre, le Syndic adopte une conduite exemplaire, en respectant les règles et règlements en vigueur à l’ASA, et notamment les règles de bon usage de l’eau, pour l’irrigation et l’arrosage de ses propriétés.
3.10 Devoir de rendu-compte
On définit l’action de rendre-compte, par le fait de reporter, expliquer, rappeler, les principes généraux qui régissent le fonctionnement de l’ASA, auprès des membres de l’ASA, pour communiquer sur les décisions prises collégialement au sein du Conseil Syndical.
Le Syndic, qui se trouve au contact d’usagers de l’ASA, rend compte et fait état des points de règlement ou de la stratégie de l’ASA, telle qu’elle est décidée par le Conseil Syndical, dans le respect des règles de confidentialité. Il fait sienne toute décision adoptée de façon régulière par le Conseil Syndical, même si son avis initial était contraire. Il est solidaire des décisions du Conseil Syndical, qu’il assume et explique.
Ce travail d’information, de communication et de porte-parole intervient en complément des missions des agents salariés de l’ASA (ayant le statut de gardes assermentés).
3.11 Mode de fonctionnement
Chaque Syndic est en capacité de maitriser les outils de communication numérique de base (boite mail, téléphone portable,…). Dans un souci d’efficacité, de coût et de transparence, ces outils sont privilégiés pour l’organisation logistique courante du Conseil Syndical et des Commissions.
3.12 Connaissance des droits et obligations et devoir d’information
Le devoir d’information consiste à avoir un libre accès aux documents administratifs
Lors de son entrée en fonction, le nouveau Syndic se voit remettre un dossier comportant les statuts de l’ASA, le Règlement pour le service des arrosages et la Police du Canal et la Charte du Syndic. À tout moment, le Syndic peut consulter l’équipe administrative et technique de l’ASA, ou le Conseil Syndical, sur la portée de ces textes ou pour recueillir l’information utile dont il estime avoir besoin pour accomplir sa mission.